Seiten

Categories

Archive

Tags

development gem linux merge rails redcloth ruby server subversion svn typo windows

Syndikat

Portal für die Organisation einer Teddyklinik

Ich möchte an dieser Stelle kurz eine Eigenentwicklung präsentieren und anderen Teddykliniken in Deutschland (von mir aus gerne auch anderswo) anbieten, auch davon zu profitieren. Wie genau das gehen kann, weiß ich noch nicht genau. Ich möchte erstmal sehen, ob überhaupt Interesse und Bedarf für so etwas besteht, bevor ich noch mehr Arbeit investiere. Falls Du es also für Dich und/oder Deine Teddyklinik interessant findest, melde Dich bitte bei mir oder schreib einfach kurz einen Kommentar. Ich bin dankbar für Feedback und schreibe auf jeden Fall zurück.

kurze Einleitung

Da ich im letzten Jahr der Verantwortliche der Teddyklinik in Marburg war und schon seit fast 3 Jahren mehr oder weniger an der Organisation dieser schönen Sache beteiligt bin, konnte ich ein paar Erfahrungen sammeln, wie es so abläuft bei der Organisation eines Events in dieser Größenordnung. Denn 150 Leute, die an 2 Tagen ca. 800 bis 1000 Kinder betreuen, Ihre Kuscheltiere verarzten etc. wollen eingeladen, geschult und mit allen nötigen Infos versorgt werden. Und davon, daß Sie alles nötige vor Ort vorfinden wollen erst gar nicht zu sprechen.

Aber zurück zu der eigentlichen Plattform. Ich habe also vor ca. einem Jahr begonnen, ein Portal oder eine Plattform (wie auch immer man es nennen möchte) zu entwickeln, um mir und meinen Teddyklinik-Mitstreitern (die ich an dieser Stelle herzlich grüßen und ihnen nochmals für alles danken möchte) das Leben etwas zu vereinfachen. Das war zusagen die Geburtsstunde von dem, was wir heute meist "OrgaCenter" nennen.
Hier ein erster Eindruck, wie das ganze aussieht (habe ich der Demo - mehr dazu später - entnommen)

Orgacenter-Bild1

Im Wesentlichen gibt es kleinen Teams (bei uns waren es etwa 20 - 25 Helfer) die Möglichkeit, sich untereinander besser abzustimmen und die gemeinsamen Aufgaben in kleinen Gruppen zu bearbeiten. Außerdem soll es Neueinsteigern den Anfang erleichtern, in dem wichtige Informationen und Handwerkzeug, wie Vorlagen, Adressen etc. für alle Helfer zugänglich sind.

Ich möchte nun kurz einige Funktionen im Detail erklären und auch wie man sie vielleicht benutzen kann, bevor ich dazu komme, wie und wo man sich die Demo des Portals anschauen kann und einen kleinen Ausblick darauf gebe, was nötig wäre, um vielleicht sogar allen Teddykliniken einen Zugang zu geben. Es bleibt spannend, versprochen! Also einfach weiterlesen!

Ein paar Funktionen des Portals im Überblick

Ziel des Portals ist es, die Zusammenarbeit der Helfer bei der Organisation zu vereinfachen und zu verbessern. Ich finde, am einfachsten kann man die Zusammenarbeit verbessern, in dem man sich gegenseitig auf dem Laufenden hält.
Bei unserer Teddyklinik arbeiten immer mehrere Leute in einer kleinen Gruppe an einer bestimmten Aufgabe. Dabei kann man sich auch in verschiedenen Gruppen einbringen und so in verschiedenen Konstellationen die Aufgaben erledigen. Um sich gegenseitig auf dem Laufenden zu halten, wurden die Updates eingeführt.

Updates

Man kann den Fortschritt der Arbeit der eigenen und natürlich auch der anderen Gruppen einfach im Portal verfolgen.
Dazu gibt es die "Updates", das sind kurze Nachrichten, die man schreibt, wenn man etwas erledigt oder etwas neues erfahren hat zu einer bestimmten Aufgabe. Die Updates werden zu jeder Aufgabe chronologisch sortiert angezeigt.
So kann man zum Beispiel mitteilen, daß man einen neuen Sponsor an Land gezogen hat, man neue Entwürfe für Plakate fertig hat oder daß es ein Problem mit den Anmeldungen gibt.

Aufgaben = ToDos

Die Aufgaben heißen im Portal "ToDos" und können ganz verschiedene Dinge beinhalten. Damit auch ein Neueinsteiger gleich eine Ahnung davon bekommt, was alles zu einem ToDo gehört, wird eine Beschreibung davon erstellt - idealerweise von jemandem, der die Aufgabe schon mal gemacht hat.
Eine der Ideen dahinter war, daß neue Helfer, die eine Aufgabe übernehmen möchten oder übernommen haben, durch die Beschreibung und die Updates des vorausgegangenen Jahres direkt ersehen können, womit sie anfangen und wie sie dann weitermachen müssen. Denn eines unserer Probleme hier in Marburg ist, daß unsere Besten - sprich unsere erfahrenen Helfer bzw. Organisatoren - irgendwann zum PJ oder Assistenzarzt-Stelle sozusagen "abberufen" werden und uns dann jedes Mal viel Know-How verloren geht. Abgesehen davon, daß es natürlich schade ist, daß sie nicht mehr dabei sind.

Ich arbeite grade daran, daß man einem Todo auch Links zu wichtigen Dateien (Briefe, Vorlagen, Listen etc) hinzufügen kann. Dann hat man alles, was man braucht an einer zentralen Stelle gesammelt und braucht nicht an 5 verschiedenen Stellen zu suchen. Und damit zu den Dateien:

Dateien

Wer kennt das nicht? Man weiß, daß es einen Brief, ein Plakat oder ähnliches schon im letzten Jahr gegeben hat, aber man weiß nicht, wer die Datei erstellt und demnach noch auf seinem Rechner hat. Oder man möchte eine offizielle Anfrage an einen Sponsor schicken, hat aber grade die Vorlage mit dem Briefkopf nicht zur Hand?
Na gut, vielleicht ist Euch das noch nicht passiert - mir aber schon öfter. Und oft endete es damit, daß ich den Brief neu geschrieben, die Vorlage neu erstellt oder einen Flyer neu entworfen habe. Meist einfach, weil ich die Sachen schnell brauchte und nicht lange nachfragen konnte, wer die alte Vorlage hatte. Außerdem bekam ich oft die Frage "kannst Du mir nicht mal den Brief XY oder die Liste Z per Email schicken?" zu hören.

Auch um zu vermeiden, daß ich dieselbe Vorlage mehrmals per Email verschicken musste, habe ich diese Kategorie eingeführt. Ich habe leider keine Statistik darüber, wie oft und wie viele Dateien wirklich runtergeladen wurden, aber ich hoffe einfach, daß dadurch einige meiner Kollegen sich etwas weniger Arbeit machen mussten.

Anmeldungen

Ich weiß nicht, wie die Anmeldung bei anderen Teddykliniken genau abläuft. Ich habe gesehen, daß einige, wie z.B. die in München eine online-Anmeldung für die Teddydocs machen, während andere es wohl per Email abwickeln.

Anmeldung auf Teddyklinik-Marburg.de

Nachdem wir in Marburg die Anmeldung (für Teddydocs) früher auch per Email gemacht haben, machen wir seit 2 Jahren sehr gute Erfahrungen mit der Online-Anmeldung. Zwar läuft da auch nicht alles von alleine, denn zumindest muss man die Schichten ja noch einteilen, aber ich habe öfter gehört, daß meine Mitstudenten zufrieden waren mit der Abwicklung der Anmeldungen übers Internet.
Für das nächste Jahr ist angedacht, auch für die Kindergärten eine Online-Anmeldung zu machen.

Hier kommt eine für mich entscheidende Stärke des Portals ins Spiel, denn es ist mit dem Anmelde-System auf unserer Homepage (www.teddyklinik-marburg.de) vernetzt (Anmeldungs-Formular rechts).

Im OrgaCenter kann man jederzeit nachschauen, wie viele Leute / Teddydocs angemeldet sind und zu welchen Schichten. Ich habe z.B. dazu genutzt, auf unserer Homepage und auf dem Formular hinzuschreiben, zu welchen Schichten wir noch Verstärkung brauchten. (Sieht man auch auf dem Formular rechts. Zum Vergrößern einfach draufklicken.)

Außerdem habe ich die Einteilung der Teddydocs in die Schichten im OrgaCenter veröffentlicht. Im Prinzip kann man das passwort-geschützt machen, was ich auch empfehle. Das heißt, um den Schichtplan zu sehen, muss sich ein Teddydoc erst mit seinen Daten einloggen, die er bei der Anmeldung bzw. der Registrierung angegeben hat.

Falls Interesse besteht, könnte man das Portal so weiterentwickeln, daß man die Einteilung direkt per Drag and Drop (etwas mit der Maus anklicken und mit gedrückter Taste verschieben) erledigen kann. Ich habe es dieses Jahr noch sozusagen "von Hand" gemacht.

Nachrichten und Profile mit Bildern

Was natürlich auf keinen Fall fehlen darf, wenn es um Zusammenarbeit geht, ist die Möglichkeit sich gegenseitig Nachrichten zu schicken. Ich habe mich dabei an sozialen Netzwerken, wie Facebook, StudiVZ, WerKenntWen usw. orientiert. Man kann einfach eine kurze Nachricht schreiben, die der andere dann angezeigt bekommt, wenn er sich einlogged und seine Nachrichten anschaut. Daß man eine neue Nachricht hat, erfährt man durch eine Email, die automatisch verschickt wird. Man kann beim Verschicken einer Nachricht auswählen, ob die gesamte Nachricht in der Email auftauchen soll oder nicht.

Außerdem gibt es seit kurzem die Möglichkeit, sein Profil mit einem Bild zu gestalten, daß dann z.B. bei den ToDos angezeigt wird, an denen man beteiligt ist. Ich hoffe, daß es dazu führt, daß man die Namen und Gesichter der anderen besser miteinander verbinden und merken kann.
Das ganze sieht dann z.B. so aus (ok, das ist nicht unbedingt ein Photo von mir ):

Vorschau auf Profilbilder

Das Demo-Portal

Jetzt ist es endlich soweit! Ich hoffe, Du brennst schon drauf, die ganzen Funktionen endlich in Aktion zu erleben! Genau dafür habe ich eine Demo-Version eingerichtet, denn ich kann und werde niemandem einfach so Zugriff auf unser OrgaCenter geben!

In der Demo-Version habe ich also ToDos und Diskussionen angelegt, die ich mir ausgedacht habe. Trotzdem sind sie halbwegs realistisch. Du kannst gerne auch etwas anlegen, wenn Du möchtest. Wenn ich mitbekomme, daß es überhand nimmt mit den neuen Einträgen und dadurch unübersichtlich wird, werde ich hier und da ein paar löschen.
Das einzige, was wirklich "echte" Daten sind, ist der Bereich Anmeldung. Dort stimmen zumindest die Namen der Teddydocs. Weitere persönliche Daten, wie z.B. die Email-Adressen habe ich allerdings ausgeblendet. Da es die Einteilungs-Liste der Teddydocs ja auch online gab, dürfte da eigentlich niemand was dagegen haben, denn unsere T-Shirt-Größen sind wohl nicht sehr interessant und ohnehin nicht wirklich richtig, da die Shirts meist viel zu groß ausfallen. Falls sich dort jemand wiederfindet, der seinen Namen dort nicht haben möchte, schreibt mit bitte kurz.

So, jetzt aber endlich die Adresse:

http://teddydemo.webdesign.keyj.net  
Tut mir leid, die Demo ist nicht verfügbar. 
Es scheint, als wäre so gut wie kein Interesse für ein solches System vorhanden.

Da man die meisten Funktionen erst sehen kann, wenn man sich einlogged, hier die ensprechenden Infos:

Email: helfer1@teddy-klinik.de
PW: helfer1

Damit bekommt man die Ansicht, die ein "normaler" Benutzer (ich hab ihn mal "Jörg Helfer" genannt) sehen würde. Man kann im Prinzip alles machen: ToDos erstellen, verändern, sich beteiligen an ToDos, Diskussionen erstellen, antworten etc.

Wer auch gerne sehen möchte, wie das ganze für den Administrator aussieht, schreibt mir bitte kurz. Als Admin kann man Einträge löschen, Benutzer anlegen oder sperren, Passwörter neu einrichten etc. Und das soll eben nicht jeder können - auch nicht in der Demo.

 

Angelegt von Janko Thu, 28 Aug 2008 13:58:00 GMT